Scrivere un manuale tecnico multilingue non è una cosa banale, soprattutto se lo si deve fare “from scratch”, come dicono gli inglesi, ossia partendo da un foglio bianco.
Tipicamente i progettisti di un dispositivo o macchinario devono poi scrivere anche il manuale relativo per sottoporlo alla certificazione e quindi farlo tradurre integralmente nelle lingue dei paesi in cui viene distribuito.
I 6 step di un manuale tecnico multilingue
Quali sono i 6 step da seguire per creare un manuale tecnico multilingue?
1. Raccolta materiali e prima stesura
I tecnici raccolgono tutti i materiali di progetto relativi all’oggetto di cui descrivere struttura e funzionamento e cercano di inserirli idealmente in un canovaccio standard, da noi realizzato, in base a manuali tecnici analoghi. Questa parte comporta un lavoro di team a stretto contatto tra i progettisti, il nostro project manager e il technical writer che farà la prima stesura del manuale tecnico in italiano o inglese.
2. Rielaborazione e stesura finale
A questo punto la prima stesura torna ai progettisti del dispositivo o macchinario e viene rielaborata e finalizzata in modo da avere la stesura finale approvata da tutti i decisori del progetto.
3. Impaginazione del manuale master italiano o inglese
Lo step successivo prevede che si passi all’impaginazione con l’inserimento delle immagini, delle tabelle, dei grafici e di tutto ciò che serve per rendere il manuale fruibile dall’utente finale e accettabile da parte degli organismi di certificazione di qualità. Qui entra in gioco la figura del grafico impaginatore che con la sua esperienza finalizza quanto preparato nella stesura finale, generando a volte anche delle correzioni a quest’ultima, che diventa il master finale per la traduzione nelle altre lingue.
4. Traduzione in più lingue
Siamo arrivati alla fase centrale del nostro lavoro, in cui si devono impiegare le competenze tecniche di traduzione e localizzazione legate ai vari paesi in cui sarà distribuito il manuale tecnico multilingue. Le traduzioni richiedono non solo di avere la massima padronanza della lingua in cui si traduce – scegliamo sempre e solo madrelingua – ma anche un occhio attento ai particolari da localizzare, come descritto nei seguenti esempi:
- i numeri decimali o le migliaia in alcune lingue hanno la virgola, in altre il punto, in altre l’apostrofo, in altre ancora uno spazio senza segni;
- i riferimenti a norme legislative o direttive vanno verificate nelle apposite sedi e bisogna inserire i titoli ufficiali corrispondenti;
- in alcune lingue si deve tradurre tutto, anche se certi termini tecnici o normative europee o internazionali esistono solo in inglese, perché, come accade in greco, l’utente finale non capirebbe cose importanti sul funzionamento del dispositivo.
5. Impaginazione del manuale in varie lingue
Il grafico riprende la matrice del master e la riadatta alle varie lingue. Il lavoro è delicato perché deve far rientrare negli schemi prestabiliti i testi che, a seconda della lingua in lavorazione, potrebbero avere lunghezze diverse, e avere l’occhio attento per il trasferimento dei contenuti nelle diverse lingue. Inutile dire che creiamo schemi a prova di bomba in cui la corrispondenza tra testo originale e testo tradotto è precisa alla virgola. Ecco che il nostro manuale tecnico in più lingue è impaginato e pronto per la stampa. Ma manca ancora una fase, molto importante.
6. Revisione degli impaginati e produzione del file di stampa
Gli impaginati, prima di essere finalizzati per la stampa, richiedono un’ulteriore revisione da parte dei traduttori di madrelingua nelle rispettive lingue per controllare che:
- non siano state saltate delle parole;
- non siano state scritte delle parole in modo errato;
- gli a capo siano corretti;
- tutti i numeri, le virgole, i punti siano corretti e coerenti tra le varie versioni;
- il testo scorra fluido e sia ben impostato rispetto alle immagini.
Una volta effettuati tutti i controlli del caso, si può passare alla produzione del file PDF da mettere online e del file di stampa per il tipografo in modo da consentirgli di stampare i manuali cartacei che vanno nella scatola assieme al dispositivo.
Recentemente ci è capitato di seguire un progetto di questo tipo che consisteva nella realizzazione di due manuali, utente e installatore, in 15 lingue. Il lavoro ha richiesto un team di 25 persone, tra progettisti, technical writer, project manager, traduttori, revisori e grafici. Ma la soddisfazione nel vedere il manuale prendere forma fino a diventare un prodotto finito in sé è stata enorme.
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