Il settore dell’organizzazione eventi è stato senza dubbio uno tra i più colpiti dagli effetti dell’emergenza sanitaria legata alla pandemia da Coronavirus, in Italia e in Europa e così l’indotto delle relative traduzioni di documenti ufficiali. Tuttavia ci stiamo avvicinando alla ripartenza e le nostre agende per i mesi di giugno, luglio e settembre sono già fitte di impegni, da BIT 2021 al Salone del Mobile, per non parlare delle Olimpiadi.
Lavorare a fianco degli organizzatori di grandi eventi è una sfida appassionante, sia per la creatività a cui si è esposti nel corso di tutta la produzione, sia per la grande mole di documentazione e le tempistiche che spesso caratterizzano questi progetti.
Prima dell’evento: la gara d’appalto
Le gare d’appalto per l’assegnazione dei progetti richiedono la presentazione di una documentazione ricca e complessa, spesso in lingue diverse dall’italiano, per la quale è necessaria una traduzione eseguita da professionisti esperti e affidabili coordinati da project manager in grado di gestire il flusso con chiarezza e precisione.
Durante l’evento: la comunicazione
Una manifestazione che voglia raggiungere quante più persone possibili richiede la produzione di brochure, cataloghi, comunicati stampa, che devono essere tradotti con creatività e rigore. Per non parlare di tutto il materiale linguistico a corredo dell’esposizione, di qualunque tipologia si tratti: un pubblico probabilmente internazionale dovrà avere accesso ai contenuti in modo immediato per poter vivere appieno l’esperienza. Potrebbe inoltre essere necessaria la presenza di hostess e interpreti.
Il ruolo del PM nella gestione di un progetto di traduzione di documenti ufficiali per i grandi eventi
Come sempre, la pre-produzione è la chiave del successo: il project manager che segue l’incarico deve cercare di ottenere dal cliente quante più informazioni possibili sul materiale, in modo da pianificare la lavorazione in anticipo. Quanto materiale sarà prodotto, quando sarà pronto (eventualmente in quante tranche)? Su quali supporti, di che tipo di file si parla? In quali lingue è necessaria la traduzione, e in generale per quali mercati target (spagnolo sì, ma europeo o sudamericano?). Infine, quali sono le tempistiche di consegna attese? Indispensabile per capire se sarà necessario suddividere il lavoro su più traduttori.
Questo scenario è il più probabile in caso di progetti di grandi dimensioni: il PM dovrà assicurarsi di avere a disposizione un team di risorse pronte a partire, ma dovrà anche essere in grado di fornire loro gli strumenti per lavorare “in parallelo”, producendo testi coerenti da un punto di vista linguistico. Ecco tre suggerimenti per garantire un lavoro di squadra di successo:
- Creare una guida di stile specifica per il progetto: quando si ha la possibilità, definire a monte una serie di regole e traduzioni a cui attenersi in tutto il corso della lavorazione è una strategia vincente. Analizzando i testi di partenza, il PM e il cliente elaborano una lista di traduzioni chiave, ad esempio di termini specifici, claim, formule ricorrenti. Oltre ad aiutare i traduttori nel loro lavoro, ciò semplifica notevolmente la revisione, anche da parte del cliente. Purtroppo, non sempre questo è possibile; è utile comunque informare il cliente degli enormi vantaggi che questa soluzione porta con sé.
- Chiedere un feedback su un testo di prova: il PM può mandare in traduzione un singolo testo particolarmente pregnante e/o significativo, o ricco di formule ricorrenti, per poi chiedere al cliente di ricevere un feedback dettagliato prima di procedere con il resto del lavoro. Questo dà l’occasione di definire e discutere aspetti di carattere generale che verranno trasmessi a tutte le risorse del team.
- Coordinare la comunicazione tra le parti: nella maggior parte dei casi, la traduzione e la produzione del testo procedono in parallelo, perciò gli strumenti per garantire la coerenza vanno elaborati in corso d’opera. La comunicazione tra il PM, i traduttori e il cliente diventa un elemento fondamentale: i dubbi devono essere immediatamente chiariti, i problemi segnalati e risolti, il feedback trasmesso e condiviso tempestivamente.
Il ruolo del PM nella gestione di progetti di traduzione di documenti ufficiali per i grandi eventi è quindi cruciale: non si limita a fare da ‘passacarte’ tra traduttore e cliente, ma coordina un vero e proprio lavoro di squadra. È sua la responsabilità di fare in modo che le istruzioni siano seguite alla lettera, che le tempistiche siano rispettate e che tutti possano svolgere il proprio lavoro nelle migliori condizioni possibili.
